CSM系统是一套让设计部门活用采购部门的建议零件/供应商信息的机制,但反过来说,它也是让设计部门可以把所掌握的信息与采购部门共享的重要机制。
一般来说,最先与供应商有所接触的是设计部门。此时设计部门往往会取得许多日后有助于采购部门交涉价格的信息,例如供应商对技术趋势的预测,或是生产体制的未来动向(是否成立海外公司等)等等。然而,设计负责人取得这些信息后,往往没有提供给采购负责人,让采购可以更有效能。向成绩出色的采购部人员询问秘诀时,他们的说法经常是采取“与设计负责人交好”等建立个人关系的做法,才能把双方取得的信息活用到业务上。
为了让这种做法更加系统化,可以考虑建立“与相关部门,特别是与设计部门间共享信息的数据库”,由设计部门把与供应商接触的过程记录上去。
设计部门本来就常会把与供应商间的接触状况,以业务备忘录的方式记载下来,只要把它记录到共享数据库中,就可以带来很好的效果。
这套“设计、采购信息共享数据库”,以及包括前述的“CSM系统”在内的所有采购业务所需的数据群,GBS把它们定义为应共享的“采购数据架构”,当成测定信息是否已充分活用的参考模型。
该模型有四个主要的数据库,包括上述的“设计、采购信息共享数据库”与“SCM系统”在内。其他两个是“供应商名录”与“合同资料”。
“供应商名录”是一套一体化累积供应商信息,用于汇集全球进货厂商或与特定往来对象建立策略性伙伴关系的机制,等于是有效地实现了“开发新供应商与管理现有供应商”所获得的成果。这个数据库可以汇集用于制作全球统一的供应商代码或识别键的供应商基本信息(企业名、地址等),以及全球供应商的信用信息、质量信息、交期情报等评价信息。
“合同资料”(现行合同、过去合同、未采用估价),是保留包括未采用估价在内的零件或材料价格数据,所以必须累积详细如估价单的价格明细信息。也就是说,必须依不同零件的材料费、加工费、采购费、检查费、包装费、运费、管理费、利润等不同明细项目,把估价数据与价格合同数据输入进去。这些信息必须能当成是参考用的估价数据,用于审核与比较类似零件的估价单才行;还有材料的规格或等级、机械性能(若为冲压机,就是冲压吨数等等)等估算费用的基础信息,也要一并记录上去。因此,必须做到能够从记录数据中,明确判断出“之所以决定采用某个购买价格的理由”才行。
在建立这些数据库时,有以下几点要留意:
第一,这四个数据库最好能够全球共享。也就是必须以“全球统一管理”的方式来思考。例如,记录在CSM系统中的“建议零件”信息,必须是全球的设计部门都认为值得推荐的零件才行,而合同数据也必须要能通过全球统一的动作,能查到同一零件的不同价格才行。
在有些例子中,由于采购系统与合同数据库都是各地域自己构建的,所以事后再增建一个予以整合的数据库,增加一物多价的搜寻功能与估价数据的共享功能。不过在设计采购系统的时候,必须先预期到会有这四种数据的全球一体化,并事先定义能够与之配合的业务流程标准或角色模型。
第二,必须设计好业务流程。让系统能自动收集这些数据,以及让记录于数据库中的数据可以不必再通过其它的记录流程,就自动累积在日常业务中活用。前面的“设计、采购信息共享数据库”,就是一种由设计部门把与供应商接触时记录的业务备忘录记录在系统中,让系统自动收集的机制
第三,要建立可以使用这些数据的信息基础架构。宽带网络虽然渐渐普及,但在亚洲等地往往还没有足够的网络带宽。此外,即使与供应商有业务上的合作,供应商那边的带宽可能也比想象中要小。因此,有时候必须事先调查好信息基础架构可以准备到什么程度,再以此为制约条件定义出数据库的规格。
GBS把为建立采购业务应用系统的构成要素,定义为“采购系统架构”。在导入采购系统时,必须对照该架构充分斟酌各系统构成要素的必要性。
“采购系统架构”有七个构成要素:
①数据库层;
②网络层;
③IT基础层;
④工作流层;
⑤员工入口界面;
⑥供应商入口界面;
⑦四大全球数据库的活用。
首先是让数据得以共享的三个基础构成要素(层),分别是“数据库层”、“网络层”,以及位于这两层之上,由整合数据的工具所组成的“IT基础层”。由硬件设备商提供可以把实际上分散开来的数据库整合起来的工具,这样即使系统在现实中不可避免地安置于不同地域,实质上还是可以共享数据的。
其次是与业务合作和网络化有关的“工作流层”。有些工具可以自动设定资料的业务流,包括征求认可时经过的路线在内。只要能活用这类工具,要建立起相同的功能,会比从零开始建造要简单得多。
再次是系统与操作用户间的接口。这部分可以分为两项:一项是以企业具有内部网络为前提、专供内部使用的“员工入口界面”,另一项是与外部供应商联系用的“供应商入口界面”。其中尤其是“供应商入口界面”,可以让采购部门以外的设计部门与生产部门,也都能与供应商有所接触。因此,除了应提供“单一登录” 那样的功能,做到“不管供应商使用什么系统,都可以用同一组使用者账号/密码登录”之外,也必须针对信息安全做好完全的考虑。
最后,想要实现信息系统的“活用信息型采购”,重点就在于建立这四大全球数据库,以及能够予以活用。sofastsoft.com
CSM系统是一套让设计部门活用采购部门的建议零件/供应商信息的机制,但反过来说,它也是让设计部门可以把所掌握的信息与采购部门共享的重要机制。
一般来说,最先与供应商有所接触的是设计部门。此时设计部门往往会取得许多日后有助于采购部门交涉价格的信息,例如供应商对技术趋势的预测,或是生产体制的未来动向(是否成立海外公司等)等等。然而,设计负责人取得这些信息后,往往没有提供给采购负责人,让采购可以更有效能。向成绩出色的采购部人员询问秘诀时,他们的说法经常是采取“与设计负责人交好”等建立个人关系的做法,才能把双方取得的信息活用到业务上。
为了让这种做法更加系统化,可以考虑建立“与相关部门,特别是与设计部门间共享信息的数据库”,由设计部门把与供应商接触的过程记录上去。
设计部门本来就常会把与供应商间的接触状况,以业务备忘录的方式记载下来,只要把它记录到共享数据库中,就可以带来很好的效果。
这套“设计、采购信息共享数据库”,以及包括前述的“CSM系统”在内的所有采购业务所需的数据群,GBS把它们定义为应共享的“采购数据架构”,当成测定信息是否已充分活用的参考模型。
该模型有四个主要的数据库,包括上述的“设计、采购信息共享数据库”与“SCM系统”在内。其他两个是“供应商名录”与“合同资料”。
“供应商名录”是一套一体化累积供应商信息,用于汇集全球进货厂商或与特定往来对象建立策略性伙伴关系的机制,等于是有效地实现了“开发新供应商与管理现有供应商”所获得的成果。这个数据库可以汇集用于制作全球统一的供应商代码或识别键的供应商基本信息(企业名、地址等),以及全球供应商的信用信息、质量信息、交期情报等评价信息。
“合同资料”(现行合同、过去合同、未采用估价),是保留包括未采用估价在内的零件或材料价格数据,所以必须累积详细如估价单的价格明细信息。也就是说,必须依不同零件的材料费、加工费、采购费、检查费、包装费、运费、管理费、利润等不同明细项目,把估价数据与价格合同数据输入进去。这些信息必须能当成是参考用的估价数据,用于审核与比较类似零件的估价单才行;还有材料的规格或等级、机械性能(若为冲压机,就是冲压吨数等等)等估算费用的基础信息,也要一并记录上去。因此,必须做到能够从记录数据中,明确判断出“之所以决定采用某个购买价格的理由”才行。
在建立这些数据库时,有以下几点要留意:
第一,这四个数据库最好能够全球共享。也就是必须以“全球统一管理”的方式来思考。例如,记录在CSM系统中的“建议零件”信息,必须是全球的设计部门都认为值得推荐的零件才行,而合同数据也必须要能通过全球统一的动作,能查到同一零件的不同价格才行。
在有些例子中,由于采购系统与合同数据库都是各地域自己构建的,所以事后再增建一个予以整合的数据库,增加一物多价的搜寻功能与估价数据的共享功能。不过在设计采购系统的时候,必须先预期到会有这四种数据的全球一体化,并事先定义能够与之配合的业务流程标准或角色模型。
第二,必须设计好业务流程。让系统能自动收集这些数据,以及让记录于数据库中的数据可以不必再通过其它的记录流程,就自动累积在日常业务中活用。前面的“设计、采购信息共享数据库”,就是一种由设计部门把与供应商接触时记录的业务备忘录记录在系统中,让系统自动收集的机制
第三,要建立可以使用这些数据的信息基础架构。宽带网络虽然渐渐普及,但在亚洲等地往往还没有足够的网络带宽。此外,即使与供应商有业务上的合作,供应商那边的带宽可能也比想象中要小。因此,有时候必须事先调查好信息基础架构可以准备到什么程度,再以此为制约条件定义出数据库的规格。
GBS把为建立采购业务应用系统的构成要素,定义为“采购系统架构”。在导入采购系统时,必须对照该架构充分斟酌各系统构成要素的必要性。
“采购系统架构”有七个构成要素:
①数据库层;
②网络层;
③IT基础层;
④工作流层;
⑤员工入口界面;
⑥供应商入口界面;
⑦四大全球数据库的活用。
首先是让数据得以共享的三个基础构成要素(层),分别是“数据库层”、“网络层”,以及位于这两层之上,由整合数据的工具所组成的“IT基础层”。由硬件设备商提供可以把实际上分散开来的数据库整合起来的工具,这样即使系统在现实中不可避免地安置于不同地域,实质上还是可以共享数据的。
其次是与业务合作和网络化有关的“工作流层”。有些工具可以自动设定资料的业务流,包括征求认可时经过的路线在内。只要能活用这类工具,要建立起相同的功能,会比从零开始建造要简单得多。
再次是系统与操作用户间的接口。这部分可以分为两项:一项是以企业具有内部网络为前提、专供内部使用的“员工入口界面”,另一项是与外部供应商联系用的“供应商入口界面”。其中尤其是“供应商入口界面”,可以让采购部门以外的设计部门与生产部门,也都能与供应商有所接触。因此,除了应提供“单一登录” 那样的功能,做到“不管供应商使用什么系统,都可以用同一组使用者账号/密码登录”之外,也必须针对信息安全做好完全的考虑。
最后,想要实现信息系统的“活用信息型采购”,重点就在于建立这四大全球数据库,以及能够予以活用。sofastsoft.com